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気が付けば今日が最終日! [モニタリング]

 朝食を食べながら朝のNHKニュースを見ていると、ちょっと気になるニュースが一つ。

 確か「あなたの金券は大丈夫ですか?」というようなタイトルだったと思いますが、文具券などいわゆる金券がある時期を過ぎると使えなくなるという内容でした。

 そして、「花とみどりのギフト券」が有効なのはなんと今日まで!

 このニュースを見ていた家内が「確かうちにも・・・」と思って調べてみると、なんと8,000円相当の「花とみどりのギフト券」がありました。以前お見舞い等でもらった券が残っていたのです。

 その後、家内がインターネットで詳細を調べると、今日の消印でギフト券を日本フラワー振興協会に郵送すると、払い戻しに応じてくれるという事が分かり、午前中郵便局に駆け込んだそうです。

 今回はたまたまニュースを見ていたため、せっかくのギフト券を無駄にしないで済みましたが、世の中膨大な情報が氾濫している割には、本来知っておくべき情報がきちんと伝わっていないことがあります。

 「花とみどりの・・・」についても実は昨年の10月末で商品との引換えが終了しており、11月から今日までが払い戻し期間だったようです。

 ある情報を知っているか、知らないかで、大きな差がつくことも多々あります。

 ギフト券を8,000円無駄にしたとしても、まだ諦めがつきますが、会社の業務に関係する情報については知らないと大きな損失につながることもあります。どういう情報網を持って常に必要な情報が入る仕組みになっているかどうか、これを機に再度見直したいと思います。
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検査、検査、検査では事足りず [モニタリング]

 私の最初の勤務先は銀行
 今振り返ると箸の上げ下げまで細かく規定されていた感じですが、それとともにいわゆる「検査」が定期的にありました。

 ①店内検査
  
  支店長や副支店長が机の鍵がちゃんとしまっているか、現金残高は合っているか、などをチェックします。

  朝一番で行われることが多いのですが、たまには営業時間中に実施されることもありました。
  外出先から帰ってきた時にカバンを開けさせられ、取引先から預った現金や小切手などがきちんと集金帳についているかどうかを確認されるのです。

  銀行にとっては信用が第一。特に現物と言われるお金や小切手、お客さんの署名・捺印のある書類などはなくすと大変です。
  このため、これらを預った時には預り証を発行し、支店に帰ってきた後は金庫内の所定の場所に所定の方法で保管するルールになっています。

 これらが日々きちんと行われているかを まず支店の中でチェックするのです。

 ②検査部検査

 次に本部の検査部が数年に1回の割合で支店を検査します。

 検査日の当日は社員の人もすぐにお店の中には入れません。
 9時の営業時間開始前にまず現金等の検査を行うため、当日は全員が早出でした。
 
 私も新婚旅行から帰ってきた翌日がたまたま検査初日だったことがあり、旅行のお土産を持って支店の検査に臨んだことがあります(笑)。

 そして、現物検査が終わった後、主に貸出金や預金外為など実務に関する検査が始まります。

 権限違反はないか、必要な書類はきちんと揃っているか、上席者の承認や確認は実行されているか、などを事細かにチェックされるのです。

 いくら営業の成績がよくても、検査部での評価が低いと、支店の評価は大きく下がります。支店の評価が下がると賞与や昇給・昇進にも影響してくるため、社員は事務面もしっかりと対応することが求められていました。

 ③監督官庁検査
 
 銀行の場合は、免許事業であり、監督官庁である金融庁(当時は大蔵省)の検査も定期的にあります。

 また、日銀の場合はなぜか日銀考査と呼ばれていましたが、日銀による検査もありました。

 これら監督官庁の検査は①や②と違い、外部の検査ですからより大変。特に貸出金の健全性を重点的にチェックされるため、資料を整備するのにかなりの時間を要した記憶があります。

 このように銀行の場合、お客様の大切なお金を預るという公共性があるため、

 ・ルールをきちんと作る。
 ・ルールが守られているかを自ら確認する。
 ・別途外部の組織も状況を確認する。

ということが実施されています。

 一方で、一般的な事業会社の場合、銀行ほど検査、検査という状況ではありません。

 今上場会社では内部統制報告制度への対応があるため、従前に比べると自己点検や内部監査という点でルールの整備状況や運用状況を確認する機会が増えていると思いますが、非上場企業の場合、規程や規則がない、あっても有名無実化しているというところも多いのではないでしょうか。

 特に免許事業等でない場合、監督官庁による検査もなければ、入社以来検査や監査など一度も経験したことがないという社員の方もおられるかもしれませんね。

 私もベンチャー企業に勤めていた際、拍子抜けするくらい何も(検査が)ないので、「普通、会社ってこんなものなかあ」としみじみ感じたことがありました。

 銀行の場合はやや極端な事例かもしれませんが、いずれにせよ、ルールを作り、それをきちんと守っていくことは一筋縄でいくことではありません。

 銀行でも一般の会社に比べてあれだけガチガチに規則やマニュアルを作っていたとしても、様々な不祥事はけっしてなくなっていません。
 そして、新たな問題が起きるたびにルールの改正があり、法律が変われば、手順も大きく変化しています。

 したがって、検査をやれば事足りるという訳ではけっしてないのです。

 肝心な事はルールを作りっぱなしにしないこと。
 そして、そのルールができた背景やその意義を社員が理解するまで根気良く施策を続けること、です。

 銀行の例でも、検査成績が業績評価につながるという仕組み以外にも、

 ・現物を素預かりしていた同僚がたまたま運悪く店内検査でその状況が見つかったということがありました。そして、その同僚はしばらくして別の部署に転勤・・・。

 ・権限違反の融資を実行して営業成績を上げていた先輩が、後からそれが発覚し、課長から降格・・・。

というようなことがありました。

 信賞必罰ではありませんが、上の人が本気を見せないと、社員の間に「ばれなければいいや」という雰囲気が漂います。
 もちろん、罰則で縛ることだけでは不充分。経営者の覚悟が問われることになるのです。
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看板に偽りあり? [モニタリング]

 浅草に「うますぎて申し訳ない」と評判の洋食屋さんがあり、一度だけ行ったことがある。
 料理については個人個人の好みの違いもあるので、一概に言うのはなかなか難しいが、私にとっては特に謝ってもらうほどの味ではなかった。

 一方、会社の話。「我が社は全てガラス張りにしている。」と社長が豪語している会社がある。
 なるほど、話を聞いてみると、取引先とはきちんと収益配分しているとか、社員にも毎月会社の決算状況を開示しているといったように、各社毎に透明性を保ち、風通しを良くしようと工夫されている様子は伺える。

 しかし、そのような会社をよくよく調べてみると、外部に見せる収益配分を計算する際には事前に自社の取り分を別途確保していたり、業績が悪くなると、急に財務状況の説明を中止したりしているケースも多い。

 自社の強みは社長がわざわざ強調しなくても、何人かの社員の人と話をするとそれとなく伝わってくるものがある。また、販売先や仕入先の様子や対応を見ていると、その会社が普段はどのような活動しているかという状況がある程度つかめてくる。

 企業を分析する場合には経営者の言葉の裏にある意図を探ってみることも時には必要である。

お金がきちんと回る世の中を作ります。



売上高が減っているのに、残業代が増えている。【Case Study1】 [モニタリング]

 今回よりブログ開設時の初心に戻り、「会社のみかた」に沿ったテーマについて書いていきたいと思います。

 昨今の景気低迷を受けて売上高が減少している企業が多いが、単純に「売上高=単価×量×回転率」と考えれば、価格の値下げに伴う売上高減少の場合は別にして、販売量や生産量が減ったり、お客様の購入回数や頻度が減ったりすれば、仕事の量自体が少なくなるため、本来は残業代が減るはずである。
しかし、ある会社では逆に残業代が増えていたのである。これはなぜであろうか。
 もちろん、売上高減少に直面して、新商品の開発や新しい販路の開拓に力を入れたために、残業代がかえって増加したという場合もない訳ではない。
 しかし、状況をよく調べてみると、製造や販売に実質的に割かなければならない時間が減っているにも関わらず、従来通りのやり方を踏襲して仕事を流しているため、結果的に効率性が落ちて労働時間が減っていない場合が多い。また、業績の悪化に伴って会社の雰囲気がどことなく落ち着かなくなるため、いわゆるアイドリング時間が増えて残業時間の増加につながっていたりするのである。
 この点、大手企業ではきちんと製造工程を管理し、勤務時間管理も厳格に行っているため、生産量の増減に伴う勤務時間の調整も比較的システマティックに行われているが、中小企業では属人的な管理によって生産や販売を行っていることも多いため、どうしても大企業に比べると労働時間の下方硬直性がより強いものになる。ましてや、一定の残業代がもらえることを前提に勤務している社員が多ければ多いほど、この下方硬直性は強いものになるのである。
 前述のように新商品開発や販路開拓に伴う残業はいわば「前向きの残業」であるが、惰性に流されてなんとなく増えている残業は「後ろ向きの残業」である。前者は会社にとって投資とも言えるが、後者は浪費である。
経営者は自社の残業代発生の要因をきちんと検証し、同じ残業代を払うのであれば、浪費から投資へとその内容を転換していかなければならない。


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